Електронне спілкування

Загальні умови електронного спілкування з адміністрацією муніципалітету Кевелаер

Електронні повідомлення все частіше використовуються в повсякденному діловому житті. Ця форма електронного спілкування економить час як для відправника, так і для одержувача. Кевелерська міська рада пропонує можливість електронного спілкування через електронну пошту та De-Mail, а також онлайн-процедури та онлайн-форми.

Для електронного зв'язку з паломницьким містом Кевелаер доступні наступні варіанти:

• Використовуйте електронну та де-мейл адреси, які наразі опубліковані на сайті www.kevelaer.de,
• Використовувати всі адреси електронної пошти та De-Mail, зазначені на муніципальних бланках, для відповідей на відповідний лист,
• Використання онлайн-процедур та форм, запропонованих на сайті www.kevelaer.de, за умови, що вони надсилають ці дані до міської адміністрації.

Безпека електронної пошти

Незашифровані електронні листи можуть бути перехоплені та прочитані або змінені третіми особами під час їхнього проходження через Інтернет.

Тому конфіденційні дані ніколи не слід надсилати незашифрованою електронною поштою!

Зашифровані електронні листи можна надсилати до міської адміністрації через центральну адресу vps@kevelaer.de. Публічний сертифікат (S/MIME), необхідний для шифрування, можна завантажити в розділі завантажень. Інформацію про шифрування електронної пошти , інтеграцію та використання сертифікатів S/MIME можна знайти в посібнику користувача вашої поштової програми.

Безпека електронної пошти

De-Mails шифруються під час передачі і тому достатньо захищені від несанкціонованого зчитування та маніпуляцій. З цієї причини міська адміністрація не пропонує додаткового методу шифрування для De-Mail. Передача електронних документів можлива як для неформальних, так і для формальних процесів.

Неформальні процеси

Процеси, які не вимагають власноручного підпису в листуванні, можна подавати через усі вищезгадані точки доступу.

Процеси, пов'язані з формою

Правочини, які вимагають власноручного підпису в листуванні, можуть, якщо інше не передбачено законом, вчинятися в письмовій формі шляхом

• у форматі PDF з кваліфікованим електронним підписом відповідно до статті 3 № 12 Регламенту(ЄС) № 910/2014 ( Регламент eIDAS) та надіслати електронною поштою або De-Mail, або
• надіславши їх електронною поштою з опцією відправки відповідно до розділу 5 ( 5) De-Mail-G(De-Mail з підтвердженням відправника).

Якщо подані документи не можуть бути опрацьовані міською адміністрацією, ви будете проінформовані про це. У цьому випадку встановлені законом терміни не будуть порушені або дотримані.

Юридично обов'язкові електронні листи

Відкриття доступу до юридично обов'язкового зв'язку з паломницьким містом Кевелаер

Міська адміністрація Кевелера відкриває електронний доступ (передачу електронних документів) до паломницького міста Кевелер для юридично обов'язкового електронного спілкування між громадянами, юридичними особами приватного та публічного права та міською адміністрацією в розумінні § 3 a VwVfG NRW на наступних умовах:

Юридично обов'язковий характер передачі інформації в електронній формі до паломницького міста Кевелаер регулюється положеннями Закону про адміністративну процедуру(VwVfG) у чинній редакції.

Якщо закон вимагає, щоб процес відбувався в письмовій формі, то раніше для того, щоб процес мав юридичну силу, таку кореспонденцію потрібно було підписати особисто, а потім принести або надіслати до ратуші. Відтепер, однак, можна також надсилати електронні листи, що мають юридичну силу, через центральну електронну адресу

vps@kevelaer.de

можна відправити до міста паломництва. Це економить час на поїздку до ратуші.

Передача електронних листів до паломницького містечка Кевелаер можлива як для неофіційного, так і для офіційного листування за наступною електронною адресою:

info@kevelaer.de-mail.de

Якщо ви надішлете нам електронний лист, ми вважатимемо, що ви також бажаєте отримати відповідь електронною поштою з цього питання.

Документи та повідомлення, які не надсилаються до паломницького містечка Кевелаер через електронний доступ, описаний у віртуальній поштовій кімнаті, не відповідають вимогам юридично обов'язкової електронної комунікації і тому не замінюють власноручного підпису. Прикладами недостатніх повідомлень у цьому відношенні є, наприклад , скановані підписи.

Передбачається дотримання та виконання Загального регламенту захисту даних(GDPR) та Закону про захист даних землі Північний Рейн-Вестфалія з поправками.

Сфера застосування

Рамкові умови для юридично обов'язкової електронної комунікації стосуються виключно контактів з паломницьким містом Кевелаер і не поширюються на комунікацію з муніципальними компаніями, такими як муніципальні комунальні служби. Тому прямо вказується, що електронний доступ для Stadtwerke Kevelaer ще не відкрито.

Подання електронних тендерів у відповідь на запрошення до участі в тендері від паломницького міста Кевелаер також виключено з рамкових умов. Для цього існують окремі процедури та правила.

Додаткова інформація про електронну комунікацію

Якщо ви надсилаєте на адресу паломницького містечка Кевелаер електронні листи або листи з файловими вкладеннями, будь ласка, зверніть увагу, що паломницьке містечко Кевелаер не може отримувати файли з виконуваним вмістом з міркувань безпеки. Наприклад, вкладення файлів у форматі Word або Excel автоматично видаляються з повідомлення. Відправник і одержувач повідомлення будуть проінформовані про видалення вкладення.

Документи бажано надсилати у форматі PDF.

Наразі ми можемо доставляти файли у наступних форматах:

• Adobe Acrobat версії 6 або новішої (PDF версії 1.5) (.pdf)
• Спільна група експорту зображень (.jpg або .jpeg)
• Формат обміну графікою (.gif)
• Портативна мережева графіка (.png)
• Windows Bitmap (.bmp)
• Файли зображень з тегами (.tif)
• Текстовий формат(.txt)
• Текстові документи OpenOffice, електронні таблиці та презентації, якщо вони не містять макросів або вбудованих об'єктів (OLE) (*.odt, *.ods, *odp)

Розмір листа / обсяг даних

Загальний розмір електронного листа до міської адміністрації, включно з усіма вкладеннями, не повинен перевищувати 35 МБ. Листи більшого розміру не приймаються.

Зверніть увагу, що вкладення у двійковому форматі можуть збільшуватися при надсиланні електронною поштою, оскільки вони конвертуються в ASCII-текст для надсилання електронною поштою.

Загальний розмір електронних листів обмежений системою до 10 МБ.

Віруси та СПАМ

Електронні листи, що містять вкладені файли, які програма захисту від вірусів класифікує як заражені або які не можуть бути перевірені програмою захисту від вірусів, будуть видалені непрочитаними. Ви не отримаєте жодного повідомлення про це.

Електронні листи, надіслані через поштові сервери, які також надсилають багато небажаної реклами (СПАМ), не будуть прийняті. Ви отримаєте повідомлення про це. У таких випадках, будь ласка, зверніться до свого постачальника послуг електронної пошти.

Безпека онлайн-процедур та форм

Обмін даними за допомогою онлайн-процедур і форм, пропонованих на сайті www.kevelaer.de, завжди зашифрований (HTTPS/SSL) і, таким чином, захищений від перехоплення і маніпуляцій.

Питання чи проблеми під час використання?

Якщо у вас виникли запитання щодо шифрування та електронних підписів, будь ласка, звертайтеся до муніципалітету Кевелаер, відділ "Центральні послуги - Інформаційні технології".