Elektronische communicatie
Algemene voorwaarden voor elektronische communicatie met het gemeentebestuur van Kevelaer
Elektronische berichten worden steeds meer als vanzelfsprekend gebruikt in het dagelijkse zakenleven. Deze vorm van elektronische communicatie bespaart tijd voor zowel de verzender als de ontvanger. De gemeente Kevelaer biedt de mogelijkheid van elektronische communicatie via e-mail en De-Mail, evenals online procedures en online formulieren.
De volgende opties zijn beschikbaar voor elektronische communicatie met het bedevaartsoord Kevelaer:
- Gebruik van de e-mail en De-Mail adressen die momenteel gepubliceerd zijn op www.kevelaer.de,
- Gebruik van alle e-mail- en De-Mailadressen die in gemeentelijke briefhoofden staan vermeld voor antwoorden op de betreffende brief,
- Gebruik van de online procedures en formulieren die worden aangeboden op www.kevelaer.de, op voorwaarde dat ze deze gegevens doorsturen naar het stadsbestuur.
Beveiliging e-mail
Onversleutelde e-mails kunnen worden onderschept en gelezen of gewijzigd door derden op hun weg door het internet.
Vertrouwelijke gegevens mogen daarom nooit via onversleutelde e-mail worden verstuurd!
Versleutelde e-mails kunnen naar het stadsbestuur worden gestuurd via het centrale adres vps@kevelaer.de. U kunt het openbare certificaat (S/MIME) dat nodig is voor de versleuteling downloaden in de downloadsectie. Informatie over e-mailversleuteling en de integratie en het gebruik van S/MIME-certificaten vindt u in de gebruikershandleiding van uw e-mailprogramma.
De-Mail beveiliging
De-Mails worden tijdens de verzending versleuteld en zijn daarom voldoende beschermd tegen onbevoegd lezen en manipuleren. Daarom biedt het stadsbestuur geen extra versleutelingsmethode voor De-Mail. De verzending van elektronische documenten is mogelijk voor zowel informele als formele processen.
Informele processen
Processen die geen handgeschreven handtekening vereisen in correspondentie kunnen via alle bovengenoemde toegangspunten worden ingediend.
Vormgerelateerde processen
Transacties die een handgeschreven handtekening vereisen in correspondentie kunnen, tenzij anders bepaald door de wet, schriftelijk worden ingediend door
- als een PDF met een gekwalificeerde elektronische handtekening in overeenstemming met artikel 3 nr. 12 van Verordening(EU) nr. 910/2014 ( eIDAS-verordening) en verzonden per e-mail of De-Mail, of
- door ze per De-Mail te verzenden met de verzendoptie conform Sectie 5 ( 5) De-Mail-G(door afzender bevestigde De-Mail).
Als ingediende documenten niet kunnen worden verwerkt door het stadsbestuur, wordt u hiervan op de hoogte gesteld. In dit geval worden wettelijke termijnen niet in gang gezet of nageleefd.
Juridisch bindende e-mails
Opening van toegang voor wettelijk bindende communicatie met het bedevaartsoord Kevelaer
Het stadsbestuur van Kevelaer opent de elektronische toegang (het verzenden van elektronische documenten) tot het bedevaartsoord Kevelaer voor juridisch bindende elektronische communicatie tussen burgers, privaat- en publiekrechtelijke rechtspersonen en het stadsbestuur in de zin van § 3 a VwVfG NRW onder de volgende voorwaarden:
Voor het juridisch bindende karakter van de overdracht van informatie in elektronische vorm aan het bedevaartsoord Kevelaer gelden de bepalingen van de gewijzigde wet op de administratieve procedure(VwVfG).
Als een proces volgens de wet schriftelijk moet zijn, moest deze correspondentie voorheen persoonlijk worden ondertekend en vervolgens naar het gemeentehuis worden gebracht of gestuurd om het proces juridisch bindend te maken. Vanaf nu is het echter ook mogelijk om juridisch bindende e-mails te versturen via het centrale e-mailadres
kan naar het bedevaartsoord worden gestuurd. Dit bespaart reizen naar het stadhuis.
Het verzenden van e-mails naar bedevaartsoord Kevelaer is mogelijk voor zowel informele als formele correspondentie via het volgende e-mailadres:
Als je ons een De-Mail stuurt, gaan we ervan uit dat je ook voor deze kwestie een De-Mail wilt ontvangen.
Documenten en berichten die niet via de in de virtuele postkamer beschreven elektronische toegang naar het bedevaartsoord Kevelaer worden verzonden, voldoen niet aan de eisen van rechtsgeldige elektronische communicatie en vervangen daarom geen handgeschreven handtekening. Voorbeelden van onvoldoende overdrachten in dit opzicht zijn bijvoorbeeld gescande handtekeningen.
Naleving en naleving van de General Data Protection Regulation(GDPR) en de wet op de gegevensbescherming van Noordrijn-Westfalen, zoals gewijzigd, wordt verondersteld.
Toepassingsgebied
De randvoorwaarden voor juridisch bindende elektronische communicatie gelden uitsluitend voor contact met het bedevaartsoord Kevelaer en niet voor communicatie met gemeentelijke bedrijven zoals de gemeentelijke nutsbedrijven. Daarom wordt er uitdrukkelijk op gewezen dat de elektronische toegang voor Stadtwerke Kevelaer nog niet is geopend.
Ook het elektronisch indienen van offertes naar aanleiding van aanbestedingen van bedevaartsoord Kevelaer is uitgesloten van de randvoorwaarden. Hiervoor bestaan aparte procedures en regelingen.
Meer informatie over elektronische communicatie
Als u e-mails of e-mails met bestandsbijlagen naar het bedevaartsoord Kevelaer stuurt, houd er dan rekening mee dat het bedevaartsoord Kevelaer om veiligheidsredenen geen bestanden met uitvoerbare inhoud kan ontvangen. Zo worden bijvoorbeeld bestandsbijlagen in Word- of Excel-formaat automatisch uit een bericht verwijderd. De verzender en ontvanger van het bericht worden geïnformeerd over het verwijderen van een bijlage.
Stuur je documenten bij voorkeur als PDF-bestand.
De volgende bestandsformaten kunnen momenteel worden geleverd:
- Adobe Acrobat versie 6 of hoger (PDF versie 1.5) (.pdf)
- Gezamenlijke afbeeldingsexportgroep (.jpg of .jpeg)
- Grafisch uitwisselingsformaat (.gif)
- Portable Network Graphics (.png)
- Windows-bitmap (.bmp)
- Getagde afbeeldingsbestanden (.tif)
- Tekstformaat(.txt)
- OpenOffice-tekst-, spreadsheet- en presentatiedocumenten zolang ze geen macro's of ingesloten objecten (OLE) bevatten (*.odt, *.ods, *odp)
Mailgrootte / gegevensvolume
De totale grootte van e-mails aan het stadsbestuur, inclusief alle bijlagen, is beperkt tot 35 MB. Grotere e-mails worden niet geaccepteerd.
Houd er rekening mee dat bijlagen in een binair formaat groter kunnen worden wanneer ze per e-mail worden verzonden, omdat ze worden geconverteerd naar ASCII-tekst voor verzending per e-mail.
De totale grootte van e-mails is door het systeem beperkt tot 10 MB.
Virussen & SPAM
E-mails met bestandsbijlagen die door het virusbeveiligingsprogramma als geïnfecteerd worden geclassificeerd of die niet door het virusbeveiligingsprogramma kunnen worden gecontroleerd, worden ongelezen verwijderd. U ontvangt hierover geen informatie.
E-mails die worden verzonden via mailservers die ook veel ongewenste reclame (SPAM) versturen, worden niet geaccepteerd. Je ontvangt hierover een bericht. Neem in deze gevallen contact op met uw e-mailprovider.
Beveiliging van online procedures en formulieren
De uitwisseling van gegevens via online procedures en formulieren op www.kevelaer.de is altijd versleuteld (HTTPS/SSL) en is zo beschermd tegen onderschepping en manipulatie.
Vragen of problemen tijdens het gebruik?
Als u vragen hebt over encryptie en elektronische handtekeningen, kunt u contact opnemen met het gemeentebestuur van Kevelaer, afdeling "Centrale diensten - Informatietechnologie".